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Eine erfolgreiche Standard-Software unterstützt – wie der Name schon sagt – den Anwender bei einer Standardaufgabe. Der Anwendungsbereich ist eindeutig definiert. Niemand käme auf die Idee, sich ein individuelles Schreibprogramm entwickeln zu lassen. Microsoft Word ist unangefochten das Programm der Wahl, wenn ein Text verfasst werden muss. Standardsoftware ist also dort anzutreffen, wo die Arbeitsweise verallgemeinert werden kann und wo ein großer Zielmarkt existiert.
Standard Software ist Software für die Masse. Eine Bank in Kairo oder ein Farmer in Australien schreiben ihre Texte auf die gleiche Art und Weise. Das Verfassen von Texten ist eine allgemeine Tätigkeit, die mit Word standardisiert wurde.
Wenn man mit seinem Unternehmen voll in diesen Standard hineinpasst, hat man Glück und kann dieses Werkzeug prima nutzen. Wenn der Workflow nur zu 70 Prozent zum eigenen Unternehmen passt, kann man die Zähne zusammenbeißen und die Aufgabe mit Fehlern, Mehraufwand und unglücklichen Mitarbeitern irgendwie meistern. An der Stelle fragen sich Verantwortliche oft, warum sie sich das antun. Denn Standardsoftware deckt oft nicht alle Anforderungen der Mitarbeiter und Kunden ab und wird den Arbeitsprozessen nicht gerecht.
Aus diesem Dilemma ist ein blühendes Geschäftsmodell hervorgegangen: Das Customizing von Standardsoftware. Hersteller von Standard-Anwendungen passen Ihre Anwendung individuell an, was weit über die reine Konfiguration hinausgeht. In der heutigen hochspezialisierten Arbeitswelt gibt eben keine zwei Unternehmen, die exakt die gleichen Arbeitsprozesse ausführen.
Hier ist es oft sinnvoll, auf eine Individualsoftware welche eigens für den Kunden nach dessen Anforderungen angefertigt wird, zu erstellen.
Die Software ist fertig entwickelt und kann im besten Fall innerhalb von Minuten installiert werden und zum Einsatz kommen. Als Unternehmer muss ich mir keine Gedanken über notwendige Funktionen, Technologieeinsatz oder Benutzeroberfläche machen. Es ist alles fertig entwickelt aber ich muss das Programm so nehmen wie es ist. Wenn es sich um eine Cloud-Lösung handelt, dann muss auch nichts auf den Rechnern im Unternehmen installiert werden. Der Zugriff erfolgt über einen Browser und kann ortsunabhängig aus allen Teilen der Welt erfolgen.
Die Hersteller möchten natürlich so viele Kunden wie möglich von ihrer Standard-Software überzeugen und packen diese dann voll mit Funktionen. Der Kunde wird mit den breiten Anwendungsmöglichkeiten allerdings oft überfordert. Bei Microsoft Excel sind wir mittlerweile soweit, dass ein normaler Anwender maximal fünf Prozent der Funktionen nutzt. Große Teile des aufgeblähten Programms werden nur von wenigen Spezialisten regelmäßig genutzt.
Ein großer Pluspunkt ist die günstige Anschaffung. Vor einigen Jahren wurden für komplexe Anwendungen noch teure Lizenzen gekauft und Wartungsverträge abgeschlossen. Mit dem Aufkommen moderner Cloud-Lösungen hat sich das Bezahlmodell in Richtung günstigerer Monatsbeiträge verschoben. Die Hersteller können mittlerweile ganz granular kalkulieren und nutzerabhängig abrechnen. Es gibt mehrere Kostenanalysen, dass Cloudlösungen bis ins fünfte Nutzungsjahr einen Kostenvorteil liefern.
Standard Software enthält Code von der Stange, der einmal entwickelt und dann immer wieder aktualisiert und fehlerbereinigt wird. Im Laufe der Jahre sollten eigentlich alle groben Fehler gemeldet und bereinigt sein. Es gibt jedoch auch große Hersteller wie Microsoft, die in ihren Updates nicht nur Fehler bereinigen, sondern auch immer neue Fehler hinzufügen. Trotz langer Entwicklungszeit und unzähliger Testverfahren, birgt die Komplexität hin und wieder Überraschungen.
Die Integration einer Standard-Anwendung in eine bereits bestehende IT-Landschaft kann sehr aufwändig werden. Die verwendeten Technologien müssen zusammenpassen, die Datenhaltung muss harmonisiert werden und der Anwender soll bei alledem noch effizient seine Aufgaben erledigen. Wenn die Standard-Software auf veralteter Technologie basiert, wird die Integration sehr aufwendig und kostspielig. Auch die Übergabe von Daten an andere IT-Systeme hängt von vorhandenen Schnittstellen ab. Wenn die Standard-Software keinen Datenaustausch vorsieht, lässt sich eine sinnvolle Integration nur schwierig umsetzen
Im Rahmen des Standards sind immer Konfigurationen möglich, die aber nur leichte Anpassungen zur Folge haben. In der Regel muss ein Unternehmen die eigenen Arbeitsprozesse an den vorgegebenen Workflow im Programm anpassen. Diese werden oft in Schulungen vermittelt. Man entfernt sich damit etwas von den eigenen Bedürfnissen.
Im schlimmsten Fall stellt der Hersteller die Weiterentwicklung und den Support des eingesetzten Programms ein. Das kommt tatsächlich häufiger vor als man denkt. Die Gründe dafür sind vielfältig. Insolvenz, Geschäftsaufgabe oder ein neues Produkt können der Auslöser sein. Als Kunde kann man die Anwendung dann noch einige Zeit nutzen. Spätestens wenn aktuelle Betriebssysteme nicht mehr unterstützt oder Fehler nicht mehr behoben werden, muss eine neue Lösung her. Auch unter Sicherheitsaspekten muss eine nicht mehr gepflegte Anwendung schnell ersetzt werden.